供应商档案管理制度

　　供应商档案管理制度

　　供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、

　　存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管

　　功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策

　　的重要依据。

　　第一条 供应商档案管理对象：

　　1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

　　2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。

　　3. 从供应商性质来划分：特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

　　4. 从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商(供货时间长、供应量大等)，一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

　　第二条 供应商管理内容

　　1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、e-mail、网址、负责人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

　　2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

　　3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

　　4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

　　第三条 供应商档案管理方法

　　1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡(又称供应商管理卡、供应商资料卡等)。采用卡的 形式，主要是为了填写、保管和 查阅方便。

　　供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：

　　① 提供供应商资料卡，由供应商填写。

　　② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

　　③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况(包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况)。

　　然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。

　　2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由

　　汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。

　　第四条 供应商档案管理应注意问题

　　1. 供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料;及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。

　　2. 供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新

　　应商，开拓新市场提供资料。

　　3. 供应商档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。

　　4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。