浅谈如何做好办公室文秘工作

浅谈如何做好办公室文秘工作

　　从宏观角度来看，办公室的工作异常繁琐复杂，工作内容大多很平凡，却是机关单位运行的关键。办公室在机关单位中发挥着上传下达的作用，是重要的信息传输纽带，因此，文秘作为办公室存在的核心因素，必须要准确、及时的把握上级的精神，还要掌握基本的技能知识，实现对突发事件的灵活处理，才能有效的保证党政机关的工作效率。
　　一、当前办公室文秘工作中存在的问题
　　随着国家经济的发展，高技术、高水平、高素养的人才不断进入到党政机关单位中，促进了党政机关整体人员素质的提高，在一定程度上增加了工作效率，但是，在面对日益复杂的社会环境时，其中依然存在着某些问题，表现如下：第一，党政机关中的文秘工作存在一定程度的目标不明确，工作内容缺乏整体性规划，也没有非常明确的目标，某些文秘工作者虽然在职，却并不了解办公室的详细工作标准，不能很好地把握工作细则。某些工作人员机械性的工作，缺乏主动性与创造性，不能自主积极配合上级领导安排的任务，也不能很好的掌握上级精神。第二，党政机关中的工作人员服务对象并不仅仅是上级领导，更多的是全体干部或民众，它是党政单位的门户所在，大多数文秘工作者单方面仅仅完成领导所下发的任务即可，对其它工作并不关心，导致某些关键性工作不能实现有效的上传下达，或在下传过程中出现严重纰漏，造成不必要的工作错误。第三，目前党政机关中的文秘工作所采用的工作方面比较陈旧，工作思路的创新程度不够，在具体工作时往往按照传统的工作模式进行，且在一些管理内容方面也不能及时的根据人事安排进行有效的调制，出现了明显的机械化管理现象。第四，党政机关中的文秘缺乏工作热情，因党政机关的工作较为枯燥无味，但是非常重要，这就容易导致文秘工作者认为工作可以放慢节奏进行，出现了不紧不慢的工作节奏，极大程度降低了工作效率。此外，因办公室中的文秘工作人员工作细致、繁忙不能很好的感受到单位对其的关怀与重视，这就容易导致工作人员出现单方面的心理扭曲与压力，尤其是在具体工作表现不热心等状况。最后，在办公室的竞争模式中，因党政机关内部组织结构比较稳定，引发办公室内的竞争程度较为平缓，没有形成有效的内部竞争激励机制，很难实现对工作人员积极性的有效的调动，随之引发办公室中出现较多“随大流”“吃干饭”现象。
　　二、做好办公室文秘工作的路径
　　首先，要提升办事效率。办公室作为全公司的重要枢纽部门，承担着重要的职能作用，做好上传下达等有效沟通工作将全面提升党政机关的工作效率，因此，办公室高质量的完成上级部门交办的各项活动将能够保证公司的各项安排有效落实，有利于提升机关的服务效率。办公室文秘工作是否做好将影响到办公室的整体工作效率。因此，办公室文秘应当以提高办事效率为准则，全面提升自身的综合能力，并做好上传下达等有效沟通工作，加大督办力度，恪守原则，从几个方面做好工作。第一，对上级部门下发的各类型文件和传真等做好接收与传达工作，对重要文件进行拓展保管并核对，重要的事情要及时催办，档案的管理要做到严格保密，遇到需要批阅的文件要及时按照领导的指示落实，并保证日常接听电话、接待来访、安排会议等工作井然有序开展，尽量杜绝工作细节中的差错，以及时、准确、高效的办事准则对自己进行严格约束；第二，做好部门之间有效沟通的桥梁，对于重大事件要亲口报告，做到不贪功、不推卸责任，以务实的精神来维护党政办的团结；第三，要确保档案管理的规范化。按照办公室的具体要求进一步完善档案的管理工作，并进行科学化管理，认真做好各类报表的统筹与核实工作，将重要文件及时报送给上级领导；第四，做好后勤工作，比如会议、假期安排等的通知，保管好单位印章、做好办公物品的保管和发放；第五，做好干部会议和党政会议的会议记录，及时将会议精神进行有效传达；第六，起草的办公室文件、计划或规划等一定要保证高质量。
　　其次，要重视提升学习能力。做好办公室文秘工作的前提是一定要有着明确的政治立场，并具备文秘所需的一切基本能力如档案管理、人事制度和公文写作等。因此，提升办公室文秘的综合能力，成为办公室提升办事效率和服务能力的必由之路。提升办公室文秘的能力，可以通过开展培训来进行，比如由领导带头，加强所有人员的培训，培训内容要包括但不限于法律知识、政治教育、业务能力等，以此提升全员的思想认识，加强工作作风建设，提升业务水平。
　　再次，要强化服务意识。随着政府向服务型政府转型，党政办公室也需要加强服务意识。办公室文秘要在工作中以坚持服务为宗旨，强化办公室人员的服务意识。一方面要化被动为主动，即转变传统的被动式服务观念，变成主动的服务，提升工作的积极主动性。另一方面要扩大服务的范围，由于办公室文秘工作本身有着复杂而繁琐的特点，因此对于服务的实施也要尽量避免单一化。同时各级部门要做好后勤保证等工作，为提升服务水平创造良好的环境。
　　最后就是要强化工作作风。行风建设成为当前重要的话题，只有响应中央的号召，严抓纪律、强化管理，才能形成良好的风气。强化工作作风，就要完善相关制度，并加强执行力，上级领导做好检查工作，保证优良工作作风的建设。办公室文秘要做好自身工作，加强与各部门之间人员的交流，牢牢掌握政治动态，坚持原则不松懈，以务实的精神切实做好文秘工作。
　　三、结语
　　综上所述，办公室文秘作为重要的岗位，需要不断加强学习、提高认识和服务意识，并提升办事效率，才能推动办公室的不断进步与创新。