采购合同管理制度精选3篇

在当下社会，制度的使用频率呈上升趋势，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。什么样的制度才是有效的呢？下面是牛牛范文为大伙儿带来的3篇采购合同管理制度，希望朋友们参阅后能够文思泉涌。

篇一：采购合同管理制度 篇一

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.2.1盒内目录

2.2.2备案资料

2.2.3招标文件

2.2.4投标文件正本

2.2.5中标通知书

2.2.6资料移交登记表

2.2.7客户反馈意见表

2.2.8其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

公开招标采购归档盒内目录：

邀请招标采购归档盒内目录：

项目负责人： ｘｘ

日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

篇二：采购合同管理制度 篇二

1、公司采购合同的内容

公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

(l)商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

（2）商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

（3）商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。

（4）交货期限、地点和发送方式

交（提)货期限(日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

（5）商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

（6）违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

②不按合同中规定的商品质量标准交货；

③逾期发送商品。

购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

（7）合同的变更和解除条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

2、采购合同的签订

(l)签订采购合同的原则

①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

⑥采购合同应当采用书面形式。

（2）签订采购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

①订约提议。

订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

②接受提议。

接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。

篇三：采购合同管理制度 篇三

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

一、请购及其规定

1、请购的定义

请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

⒂请购的部门；请购物品所属项目；请购的用途；请购的物品名；请购的物品数量；请购的物品规格；请购物品的样品、图纸或技术资料等；请购的物品的要求时间；请购如有特殊需要请备注；请购单填写人；请购部门主管；请购单审核人；采购副总审核；财务审核人；公司总经理。

3、请购单及其提报规定

⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；⑵固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；

⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式填写提报；⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；

⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；

⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交；

⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，

征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4、公司物资请购单的提报部门

⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；

⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二。请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资

料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

⑵对于紧急请购项目应优先处理；

⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；

⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

时应向领导说明原因；

⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

三。询价及其规定

1、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3、对于紧急请购项目应优先处理；

4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；

5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

7、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

四。比价、议价

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3、收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5、参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

五。比价、议价结果汇总

1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2、比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；

3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

六。合同的签订及其规定

1、合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

⑴合同正文应包含的要素

1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；

3)包装要求；

4)合同总额应含税，特殊情况应注明；

5)付款方式；

6)工期；

7)质量保证期；

8)质量要求及规范；

9)违约责任和解决纠纷的办法；

10)双方的公司信息；

11)其他约定。

⑵合同签订及其规定

1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；

4)遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；

5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；

6)详细约定发票的提供时间及要求；

7)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

8)违约责任一定要详细、具体；

9)比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；

10)合同签订应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；

11)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

12)签订的所有合同应及时报送财务部门。

七。付款及合同执行

1、付款规定

⑴按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；

⑵按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单），该审批单巡签我那比后提交财务部付款；

⑶财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

2、合同执行

⑴已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；

⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

八。报验与入库

1、报验

⑴供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；

⑵对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；

⑶达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；⑷质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质

检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；

⑸用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2、入库

⑴公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；⑵合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；

⑶质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；

⑷质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；

⑸质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。