Colorwork：前进中的指尖协同

　　不知道Colorwork是应该被翻译成多彩工作还是有色彩的工作，反正其在iTunes的App Store中的简介是“new way to work”（开创工作新方式），其在软件网页版上的醒目介绍是“为你的团队提供的云服务”。 
　　事实上，Colorwork是一个免费的个人云端团队协作工具，可以为用户提供团队协作云平台、知识分享平台，能够管理跟进任务和日程、人际关系管理和数据统计平台。 
　　一、主要功能 
　　Colorwork以个人为中心，临时组建团队。团队成员可以方便地共享文件和发邮件，并可以随时随地接收团队的更新信息。在Colorwork的官方介绍中，其可以满足用户以下一些功能需求。 
　　（1）知识分享平台。Colorwork构建了创造性的分享平台，团队成员可在封闭的团队内围绕工作话题分享文件资料、创意和图片记录，并从团队当中的其他成员处汲取灵感。@一键解决成员间的文件传送，简单高效。 
　　（2）管理跟进任务和日程。通过Colorwork进行工作任务的分派、管理、跟进以及提醒，结合手机移动端使用，团队成员可以随时随地掌握工作的进展，刷手机就可以解决工作难题。 
　　（3）人际关系的整合器。Colorwork以团队模式记录人际关系，因此团队成员再也不用为团队人员变化而更改自己的通讯录。团队的私密性永久保护用户个人信息。 
　　（4）人性化统计平台。Colorwork以人性化统计的方式节约统计人员的成本，让信息统计像发消息一样简单。用户可以1分钟制作表头并@同伴，参与者1分钟填写，让投票、统计信息、确定开会时间等繁琐工作变得简易高效。 
　　（5）Smartwork的一站式平台。Colorwork整合了通讯录、云笔记、云存储和任务管理等多项实用功能，因此能够完整记录用户的工作关系，保留团队知识及经验，高效完成团队内部的讨论和文件分享。 
　　具体来讲，Colorwork提供的特色功能主要包括以下几个部分。 
　　（1）消息。消息是colorwork上的通讯工具。a）用户可以将任何一条消息@给任何一个人；b）同时@多个人，就可以生成一个支持多人对话的群聊；c）对一个组来说，消息流可以组成内部讨论板，用于内部的交流、分享和讨论；d） 用户在使用了其他功能（如上传了一个文件）后，系统也会自动生成一条消息，让组员及时了解群组动态。 
　　（2）事件。事件是Colorwork上的内容组织方式，相当于文件夹。但有比文件夹更广泛的拓展：a）事件是指一件真实发生的事，可以添加时间、地点等属性，方便查找；b） 可以通过“#”将任何一条消息、文件、图片和待办事项关联到一个事件；c）一个文件、图片和消息等，可以同时属于多个事件；d）可以关注一个事件，及时掌握事件动态。 
　　（3）文件/图片存储。Colorwork提供免费、稳定、可拓展的云存储。a）为每个小组提供了10G免费存储空间，可以作为ftp使用；b）为个人提供了5G免费空间，可以用于个人多个设备之间的同步；c）可无限拓展，超出部分可以通过一个低成本的付费方案（待定）获得。 
　　（4）统计。内置统计功能，帮助提高信息收集的效率。a）可以用于统计成员信息、收集意见；b）系统会自动生成通讯录。 
　　（5）待办事项。进度管理，用户可以：a）将一个待办事项@给别人，由指定的人来完成；b）将团队待办事项同步至个人提醒事项，并设置截至时间；c）在一个事件里，添加一个或者多个待办事项，并可监督各个事项的进展。 
　　二、实际页面介绍 
　　用户在登陆PC的Colorwork主页后，可以通过主页进入到个人页面、团队页面和账号设置页面（图1）。 
　　点击主页中个人姓名即可进入个人页面。个人页面是专属个人的私密空间，用户可以在其中管理个人事务。用户可以在这里写便签、存储私人文件。用户收藏的消息会出现在便签中，团队中@给用户的日历和任务也会出现在相应位置。 
　　在主页中还有团队名称按钮，点击团队名称，即可进入团队界面协作平台。在这里，用户可以创建、搜索、加入和管理团队。在团队最上端导航栏的右部，点击 ，进入成员管理页面。用户也可以查看团队成员信息，邀请新成员，同时以EXCEL的形式下载通讯录。如果是管理员，还能批准申请加入团队的请求。同时，也可以退出团队。 
　　以下介绍几个工程当中常用的功能实现。 
　　（1）日历。团队日历用来记录和提示团队安排和活动，让各个成员对团队动态一目了然。用户可以设置活动截止时间，@相关人员，并且通过不同的颜色表示不同性质的活动。 
　　（2）任务。用户可以利用该功能设置团队任务，并@给团队中的成员，以将团队任务指派到个人，设置任务截止时间，并通过创建子任务，使任务划分更加明确。创建任务前，用户也可以点击事件栏目，在不同的事件下创建对应的任务，以更有条理地管理项目的进展（图2）。 
　　（3）文档。Colorwork支持多人在线编辑一份文稿。在文档中，用户可以调整字体的大小、颜色和加粗等，团队成员可以即时看到文稿的编写过程。 
　　（4）统计。在统计页面里提供信息收集、时间和投票三种模版，可以帮助用户轻松收集各项信息。信息收集模版适用于大量信息收集和统计（例如团队成员决定团队开会时间），时间模版则可以帮助用户挑选出最适合团队的空闲时间，投票模版帮助团队选出最符合大多数人想法的方案。 
　　三、编者结语 
　　很显然，这并非是针对工程领域专用的协同软件。事实上，这是一个由清华大学学生自己组建的公司开发的软件，因此其定位在帮助用户“管理自己所属不同团队的协作工作，如：项目小组、实验室、高校社团、公司部门、小微企业和课程兴趣小组等”。众所周知，工程领域对于协同的应用除了业务层面的OA，数据管理层面的PLM，更多的工程技术软件（如大型三维CAD系统）都在考虑加入工程技术人员之间的协同系统——随着越来越多年轻工程师的加入，即时、直观和快捷的协同系统成为这些工程师日常工作交流的一种方式——因此，现在基于云计算和移动终端开发的协同应用软件不胜枚举，但是具体的应用情况却总是差强人意。必须承认，无论从专业功能还是开发实力，Colorwork都不能算作是其中的翘楚，但是其为工程师在产品开发初期进行协同和分享知识，提供了一种可能。就像用户讲得那样，“也许Colorwork只是共享文件+聊天+任务管理+统计等几个功能的组合，但是如果不是有这个软件，那么你就必须安装至少3个以上的软件来组合使用，才能得到同样的效果，且并没有这么便捷。”这或许就是Colorwork这一移动应用存在的价值。另外，Colorwork是一个年轻工程师开发的APP，因此其更了解年轻人的应用需求，并非如将PC软件移动化改造般生硬。第三，Colorwork作为国产系统，与阿里巴巴合作，服务器采用基于阿里云自主研发的飞天大规模分布式计算系统，具有数据安全保障、自动故障恢复和防网络攻击等高级功能，为用户的数据和信息构建安全可靠的网络环境，以防外部入侵者的干扰和访问。第四，作为一款能够使用并且能够解决一些问题的软件，截止到目前为止，Colorwork还是一个免费的应用。