供应商管理库存实施的方法、模式和流程,物资管理论文
一、引 言
(一) 研究的背景、目的和意义
当今二十一世纪,政治、经济、文化日趋国际化和动态化,市场竞争愈加激烈,科学技术迅速发展,产品更新速度加快,产品种类趋于丰富,顾客需求捉摸不定、难以预测,个性化特征更加明显,企业管理如何适应崭新的市场竞争环境,已然成为广大企业管理者瞩目的焦点。
在经济全球化和信息化的时代背景下,世界经济形势直接影响企业的发展,供应链管理在传统理论的基础上加以创新,优化物流系统,延长产业链条,拓宽发展领域,整合运作过程,提高企业的核心竞争力,要求企业加强与其上下游公司的合作,提高物流系统的运作效率。库存管理能够优化整个供应链上的库存,降低库存成本,缩短顾客等待时间,减少缺货事件的发生,提高整个物流系统的运作效率,整体优化供应链,实现价值增值,是企业实现价值链增值、产业链延长和拓宽的必不可少的环节,具有非常重要的理论研究和实践价值。
在落后的库存控制模式下,绝大多数企业各自为政,抱残守缺,以本身利益最大化为企业单一发展目标,片面考虑单个企业利益和自身制造资源的安排问题,自己管理控制库存,决定库存水平,制定解决措施,订货点、订货批量的计算方法缺乏科学性,库存成本升高、缺货现象时有发生,需求满足率较低。由于企业间合作程度化水平非常低,信息交流和交换存在障碍,供需双方信息闭塞,不能准确把握市场发展方向,及时捕捉市场需求信息,出现信息的延迟和扭曲,库存信息也不可抗拒地被人为放大,导致供应商无法快速及时准确地满足客户的多样化和个性化需求。
供应商管理库存(Vendor Managed Inventory,简称 VMI) ,适应市场变化的复杂要求,突破传统库存模式的瓶颈,是在供应链管理环境下出现的一种新型的库存管理模式,其具体表现形式为:供应商在征得需求方同意的前提条件下,自己控制库存水平,决定最佳库存量,制定库存补充措施。在供应链管理环境下,该模式强调供应商的主动权和库存控制权,体现供应链集成化的管理思想,是控制库存的一项重要策略。VMI 的有效运行,能够共享供需双方的信息和资源,发挥资源和信息优势,实现供需双方地位的相对对等,科学决策,合理执行,拓宽合作领域,完善合作关系,提高整个供应链的运作效率,促进企业的良性、可持续发展。
(二) 文献综述
在全球经济一体化与全球制造的经济大潮带动之下,20 世纪 90 年代初提出来的供应链概念不断发展和扩充,研究者结合行业发展方向和市场发展前景,创造出一种适合物流行业发展的独特管理模式———供应链管理 (Supply ChainManagement,简称 SCM)。供应链管理思想的运用和实践,一定程度上能够缓冲企业面临的巨大的市场竞争力,减少顾客需求难以捉摸和技术创新等因素对企业的不良影响,供应链的实施使许多大型企业摆脱发展困境,实现跨越式发展,再现企业发展活力。
APICS(美国生产与库存管理协会) 对 VMI的定义是“一种提升供应链运作效率的模式”,在此方式下供应商可以获取用户的库存数据和预测需求,科学计算库存量和订货批量,维持最佳库存水平,降低库存费用,缩减开支。VMI 模式强调,对库存由供应商统一进行管理和维护,对物料实施全方位监控,对补货订单依据实际需要下达。产品的库存水平由供应商按照销售趋势和买方的制造或预测需求做出决策,代表买方做出补货决定。VMI 的库存管理以系统的、集成的管理思想为指导,以科学合理的 VMI 实现模式为依托,摒弃了传统库存模式条块分割的弊端,可以实现供应链系统的同步化运作,缩小整个供应链的运作成本,适应供应链一体化运作,是供应链库存管理的良好策略。
纵观国内外各行业,零售业和制造业已经出现了 VMI 成功实践的案例,但是目前国内零售业大部分仍然沿用传统的库存控制模式,对零售业实施 VMI 的系统调查和研究尚处空白,更谈不上立足供应商角度的探索和分析。本篇文章以供应链管理、库存管理、VMI 等理论为基础,以雀巢与家乐福的供应商管理库存为例,从供应商角度系统阐述 VMI 模式。
(三) 研究的内容、方法和范围
本篇文章在理论知识的基础上,具体阐述了供应链管理的基本概念和内容,详细解释了库存管理的好处和目的,得出供应商管理库存(VMI) 的优点、原则和目标,从供应链上游供应商企业的角度出发,理论联系实际,总结了 VMI 的实施方法、应用模式和作业流程,以雀巢与家乐福的 VMI 实施为具体案例,详细分析了 VMI 的具体实施。
二、VMI 的内涵
(一) VMI 的基本概念
供方管理需方的库存(Vendor Managed In-ventory,VMI) ,简称供应商管理库存,这是一种在用户和供方之间的合作性策略,对供需双方来说都是以最低的成本优化产品的可获性,在一个相互同意的目标框架下由供方管理需方的库存。这样的目标框架被经常性监督和修正以产生一种连续改进的环境。VMI 的主要思想是供应商在需方用户的允许下设立库存,确定库存水平和补给策略,拥有库存控制权。
(二) VMI 的优点
供应商管理库存就是指供应商在征得需求方同意的大前提条件下,自己控制库存水平,决定最佳库存量,制定库存补充措施。以最低的成本实现产品的可得性,是供需双方之间持续改进的合作性策略。实际上,供应商在供应链中占有主导地位,由于供需双方地位的不对等,供应商承担几乎全部的仓库保管费用、配送费用、税收保险费用和其他人为原因带来的各项损失(如货品丢失) ,承受巨大的经济风险。通过 VMI 的有效运作,合理控制库存水平,维持最佳的库存数量,降低库存成本,在一定程度上降低了供应商的库存风险。实施 VMI,增加补货次数,稳定补货频率,使供方接收到的需求信息更加平稳; 在保证顾客满意度的前提下,降低库存成本,达到库存成本和服务水平的双赢; 实时监控产品动态,优化运输路径,降低空载率,降低运输成本。
(三) VMI 的目标
VMI 模式以建立供需双方深度长期稳定的高层次合作伙伴关系为目标。当提前期和需求具有明显不确定性的时候,VMI 更加彰显其显著的优越性和必要性,其通过合理控制库存水平,决定补货时间和数量,缩短订货周期,快速反应顾客需求,降低牛鞭效应带来的不良影响,合理预测市场需求,稳定生产。通过 VMI 的有效实施,达到供需双方交换和共享信息,准确预测市场需求,及时满足产品库存需求,稳定生产,提升顾客满意率,确定最佳库存水平,减少库存成本,增加利润,提高收益的具体目标。
(四) VMI 的原则
VMI 模式以合作、互利、目标一致性、持续改善为实施原则。具体来说,合作原则就是供需双方应拥有强烈的合作意识,重视合作的必要性,达成合作意愿,在彼此信任和信息共享的基础上,贯彻合作理念,提高管理水平,实现企业的良性、可持续发展。互利原则指的是 VMI 涉及成本的分配方法、费用的承担比例以及成本的缩减等众多方面,VMI 的应用势必大大减少供需双方的成本,增加利润,实现共赢。目标一致性原则的含义是供需双方通过谈判协定具体合作的框架协议,协议中规定供需双方的责任和义务,确立高度一致的合作愿景,界定具体相关责任人,加强企业各部门的联系,实现信息的及时沟通和传递。持续改善原则则是在传统库存管理模式下,供需双方只考虑各自利益,从自身的角度制定库存策略,无法共享信息和资源,如何克服上述弊端,成为能否成功践行 VMI 的瓶颈。只有进行连续改进的业务流程优化重组,才能实现信息的共享和资源的节约。
三、VMI 实施的方法、模式和流程
(一) VMI 的实施方法
1. 改变原有的订单处理方式,建立标准化的托付订单处理方式。供需双方共同协定安全库存量、最佳库存量、订货批量等信息,形成统一的、标准化的订单处理方式,供应商全权负责订单下达、货物运送、信息处理等具体操作环节。
2. 实现库存的透明化状态。实现库存的透明化状态是实施 VMI 的重中之重。VMI 使得库存呈现透明化状态,销售商的库存信息能够及时传递到供应商,供应商依据市场预测需求和库存状况,随之改变企业的生产计划。信息的及时传递和共享是成功实施 VMI 的首要前提,为此供应链信息共享机制的形成迫在眉睫。机制的形成分为两个阶段:
(1) 建立网络化的企业运营方式。核心企业与其上下游企业作为供应链的成员,运用相同的信息管理系统,实现多个企业的同步化运作,从整体出发制订业务计划,共享资源和信息,发挥整体优势。
(2) 建立统一的信息系统架构。其重点是创建统一的操作标准以及信息传递和共享规范机制等,强调体系的一致性和标准化。当企业运行EDI 系统时,务必使用文件的标准模式,不能任意更改格式,否则信息系统将陷入瘫痪状态。只有创建统一的信息系统架构,才能保证信息的及时传递和共享。
(二) VMI 的应用模式
各个企业自身条件不同,再加上企业中物料特性迥异,VMI 的实现模式也各不相同。怎样确定适应企业自身条件,符合市场发展方向的实施方式,毫无疑问成为 VMI 能否顺利实施的关键。综合分析国内外各行业实践 VMI 的经验,得出以下四种 VMI 应用方式:
1. 供应商寄售模式
在此模式下,供需双方在达成的框架协议中规定: 供方的寄售物料存放于需方子仓库内,依据协议供方提前供货于特定仓库,供方以预测形式从需方获取未来需求,供方在需求预测的基础上告知需方其真实供货能力,同时负责维护库存水平,如图 1 所示。
2. 第三方物流公司维护补货模式
在此模式下,供需双方通过预估的方式交换库存数据,供方根据预测结果准备生产所需货物,货物由供方负责运送至第三方物流补货中心,由第三方物流公司负责管理等事宜,但货物所有权并没有随着货物的转移而发生变化,仍然归属于供方。当货物离开仓库时,财务数据自动产生,货物保管的权利和职责也随之转移至对方。库存信息由第三方物流公司负责提供给供方,如图 2 所示。
3. JIT 模式
在此模式下,供方从需方处获取未来物料需求预测,接收其传达的一系列订单。供应商按照需方每日 MRP 生成的物料拉动信号,利用 VMI系统生成一系列订单,根据订单给需方补货。供需双方以一系列订单为计算依据,如图 3 所示。
4. 糖果人模式
此模式适用于价值小且通用性高的物料,如线扣、螺钉等。需方对供方高度信任,库存由供方负责管理,依据供方的发票凭证付款,货物的运送、货物的补充和物料数据的凭证均由供方负责,如图 4 所示。
(三) VMI 的作业流程
供需方在共享库存和销售数据的基础上,交换彼此的生产和采购计划,补库和配送计划也实现了在供需双方间的及时传递等。如图 5 所示。
供应商管理库存的作业流程如下:
1. 收集数据。VMI 利用零售商 POS 机和库存信息系统提供的数据,实现了商店级销售、库存的透明化、可视化运作。
2. 销售预测。销售商传送商品活动信息,制造商接收信息,对此信息与商品的历史信息进行比较预测;销售商对每种商品以科学的统计方法做出预测;制造商按照反馈信息、促销情况适当地对上述产生的预测进行合理的改变、调整。
3. 预测订单。通常依据协定的运输成本目标、零售库存预算,制造商对订单进行合理预测,协调好预测量与补货系统预先设定的条件、配送条件、客户要求的服务水平、安全库存量等指标的均衡关系,就得到最具有效益的订单量,制造商以每个客户的具体情况确定合理库存。
4. 产生订单。销售商采购订单的产生由制造商控制。依据零售商现有的库存量、已订购量,生成最佳的补货计划,依据自动货物装载系统的计算结果,生成合理运输配送路线和合理定购量,最终销售商所需的送货计划在制造商终端产生。
5. 订单履行。送货计划信息由制造商传送给销售商,通知零售商补货。销售商接收制造商发送的一份“订单确认书”,然后依据最新生成的订单更新系统。制造商装运好订单货物,发送一份“拟发货通知”,精确通知销售商所运载的货物和发货时间。销售商收到货物的同时,发送一份“收货通知单”,精确通知制造商所接受到的货物。制造商比较订购单和收货通知单,检查任何可能出现的纰漏,如数量短缺等。
(四) 实施 VMI 的注意事项
1. 要注意 VMI 模式的适用条件。VMI 模式并不是毫无条件地适用于所有企业,在实施 VMI 模式时要慎重考虑其可行性。VMI 适用于特定条件下的供应商和批发商,对于经济实力强大的供应商、库存设备短缺的批发商、合作关系紧密的供需双方都符合供应商管理库存模式的实施条件。
2. 要注意 VMI 模式的应用方法。VMI 模式的实施势必是一项繁杂且持久的工作,需要运用多种先进的库存控制方法,争取以最小的成本获取最大的顾客价值,提高市场占有率,增加利润。例如企业可以采用联合库存管理(Jointly Managed Inventory,JMI) 、协同库存管理(Collaborative Planning,Forecasting and Replen-ishment,CPFR) 、优化和控制多级库存等多种库存控制方法。
四、雀巢与家乐福实施 VMI 的案例分析
供应商管理库存的实施毫无疑问是一项繁杂且持久的工作,迫切需要供应商和销售商的通力合作。合作双方必须达成相同的发展愿景,保持目标及行动的相对一致性,明确规定各自的权利、责任和义务,以协议框架的形式明确规定具体合作等事宜。同时,合作双方在实际合作流程中,要充分发挥现有人力、物力、财力资源的优势,重视市场反馈信息,及时掌握需求变化,整合研究用户真实需求,为库存决策提供可靠的理论支持; 充分利用销售网络管理系统,高效利用商品信息,实现订单的有效履行。下面以雀巢与家乐福的 VMI 为例,简单介绍供应商管理库存的实施。
(一) 雀巢与家乐福的 VMI 实施背景
雀巢公司始于一百四十六年前的瑞士威伟市(Vevey) ,是一家具有广阔生产领域的食品企业,其产品遍销世界 81 个国家。家乐福公司始于五十四年前的法国,是全球第二大连锁零售集团,全球有 9 061 家店,24 万名员工。1999 年两家公司签订合作框架在 ECR 方面做出更密切的合作。台湾地区分公司担当模范带头角色,身先士卒,率先开始试运作 VMI,为其他分公司的库存管理提供相关借鉴和参考价值。
虽然雀巢与家乐福之间仅仅只是非常简单化的买方与卖方的关系,但是雀巢却为家乐福配备专门的业务员,专门负责家乐福卖场的信息采集和反馈工作,甚至由家乐福决定双方之间的买卖方式,决定上架的产品品类及数量,由此可见雀巢公司对家乐福的重视程度之高。雀巢与家乐福运行彼此不兼容的 ERP 系统,与此同时,家乐福与其供货商之间以电子数据交换系统实施发展计划,为了 VMI 模式的顺利开展,家乐福正积极筹备与雀巢公司信息系统的同步化运营,实现双方信息无障碍交换和沟通。
(二) 雀巢与家乐福的 VMI 运行情况
出库信息、结余库存等资料于每天早晨之前通过电子数据交换系统传送给雀巢公司,接收的资料记入 EWR 销售数据库,生成补货预测需求,预测需求记入 BPCS ERP 系统,依据现有库存水平得出最佳订货量,于一小时内即可生成建议订单,随即传送至家乐福,在经过家乐福的确认和合理调整后再返回至雀巢公司,雀巢公司在经过确认后的订单基础之上分拣和配送货物。
雀巢与家乐福在 VMI 的运行过程中,以合作、互利、目标一致性、持续改善为实施原则,以建立供需双方深度长期稳定的高层次合作伙伴关系为目标,改变原有的订单处理方式,建立标准化的托付订单处理模式,实现库存的透明化,采用 JIT 应用模式,按照收集数据、销售预测、预测订单、产生订单、订单履行的作业流程,供需方在共享库存和销售信息的基础上,交换彼此的生产和采购计划,补库和配送计划也实现了在供需双方间的及时传递。
(三) 雀巢与家乐福的 VMI 运行成果
雀巢与家乐福 VMI 模式的运行带来了多方面的积极作用,得到良好的实践效果。通过 VMI模式的运行,不仅形成了适用于合作双方的独特的 VMI 运作系统与方式,而且基本上达到了预期目标,如雀巢产品的到货率大幅度提高,大大超过了预期目标设定值,合理控制库存水平,决定补货时间和数量,缩短订货周期,快速反应顾客需求,降低牛鞭效应带来的不良影响,合理预测市场需求,稳定生产,库存天数缩短,订单更加准确,降低了差错率。
雀巢与家乐福 VMI 的运行,实现了建立供需双方深度长期稳定高层次合作伙伴关系的目标。
VMI 的实施,更正了过去供需双方对顾客需求的曲解,双方正确理解了市场需求的正确含义,缓解了畅销品脱销、滞销品挤压的极端现象,加强了信息交换和共享,加强了供需双方对彼此的了解,促使双方达成一致合作目标和原则,克服传统库存管理模式的弊端,重视合作发展重要性,提高物流系统的运作效率。同时,雀巢与家乐福VMI 的实施,为雀巢与其他大型卖场合作关系的发展提供了良好的借鉴意义。
(四) 雀巢与家乐福 VMI 存在的问题
尽管雀巢与家乐福致力于 VMI 的实施,但是在实际执行过程中不可避免地存在各种困难。双方公司员工很难摆脱原有的买卖关系,秉持对等和信任的原则,理论知识和操作经验的缺乏,两套运行模式之间的明显不同等都阻碍了 VMI的顺利进行。
另外,VMI 模式本身也存在一些问题,VMI就是供应商管理库存,供应商占据主导地位,忽视了下级结点企业的价值,决策过程容易以自我为中心,双方缺乏协商,独断专行,失误不可避免; 财务计划在做出销售和生产预测之前就已经完成,存在经济风险; 未能有效协调促销手段和库存补给两者关系,容易出现畅销品脱销、滞销品积压的极端现象; 未能实现真正的供应链优化整合,安全库存量居高不下,顾客等待时间较长,客户抱怨时有发生; 当供应出现问题,如产品短缺,供应商的问题解决时间不够长,缺少紧急事件应急处理机制,难以应对突发事件的发生。
(五) 雀巢与家乐福的 VMI 改进措施
供应商管理库存模式要求供需双方高度信任,依赖于较高的合作协调水平,但由于供需双方地位的不对等,处于主导位置的供应商,在决策时缺少足够的相互协作,容易产生失误,使其承担库存成本、运输成本等巨额费用,承受巨大的经济压力。
为了摆脱系统弊端、明确顾客需求、减少不确定因素的不良影响,结合企业发展现状,可以考虑实施联合或协同库存管理来突破现有瓶颈。
企业决策者应从整体出发,以宏观的角度,站在战略的高度,着眼于企业未来的发展,兼顾供应链上下游企业利益,寻求整体利益最大化,统一思想通力合作,以积极的心态推进双方深层次合作,努力建立长期、稳定、深度的合作伙伴关系。各个企业的发展方向、经营理念、技术水平等的不同,决定了各企业的 VMI 模式存在或多或少的差异。企业不能照搬照抄固定理论,忽视自身盲目改革,而是应该根据自身的实际情况,客观评价自身的价值,量身定制适应自身发展的VMI 模式,因地制宜地实践 VMI 管理思想。
五、结 语
面临日趋激烈的市场竞争以及日新月异的供应链环境,陈旧的、过时的库存管理方法已经不能跟上时代发展的步伐,无法满足企业良性、可持续发展的需要。在传统库存管理方法的指导下,供需双方只考虑各自利益,从自身的角度决定库存水平,确定订货批量,制定库存策略,无法共享信息和资源,不能准确把握市场发展方向,及时捕捉市场需求信息,出现信息孤岛、信息延迟和扭曲,库存信息也不可抗拒地被人为放大,无法快速及时准确地满足客户的多样化和个性化需求,库存成本升高、缺货现象时有发生,需求满足率较低。为克服传统库存管理方法带来的种种弊端,VMI 模式应运而生。在崭新的供应商管理库存系统中,企业为达到库存管理的最优化目标,重视与合作伙伴的深度密切合作,践行供应链管理系统化、集成化的思想,力争以最少的费用,赢取最大的顾客价值,实现供应链上各企业活动的同步化,实现库存信息的沟通和共享。
各个企业的发展方向、经营理念、技术水平等的不同,决定了各企业的 VMI 模式存在或多或少的差异。企业应根据自身的实际情况,客观评价自身的价值,确定适应自身发展的 VMI 模式,因地制宜地利用 VMI 管理思想。