公司样品管理流程 样品管理程序

样品管理程序

l 目的

检测样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检测结果的准确度，因此本检测中心为保证检测样品始终处于真实性的状态，特制定本程序。 2 范围

适用于检测样品的接收、流转、贮存、处置、识别、制备及保密等的管理。3 职责

3.1 技术负责人的职责

维护本程序的有效性，对样品的安全和保密管理进行监督，必要时对样品进行确认。

3.2 样品管理员的职责

负责送样、抽样样品及其附件的接收工作，记录样品的状态特性、完整性和对应于检测要求的适宜性，对样品进行编号和粘贴样品状态标识，按照客户的要求在符合条件的环境中保存样品，维护和记录样品贮存的环境，将样品及其资料传递到检测室，并对在各个环节中的样品进行监督。

3.3 检测人员的职责

负责记录接收到检测室样品的状态，按照检测作业指导书的要求进行样品制备，对制备、测试、传递、贮存过程中的样品加以防护和管理。 4 工作程序

4.1 样品的接收

4.l.1 委托样品的接收

4.1.1.1 样品管理员在接收客户送检样品时，应根据客户的检测需求，对样品的形态、样品附件、资料及完整性进行详细记录。

4.1.1.2 在交接双方对样品的数量、型号、规格等级、包装、外观缺陷等样品状况、附件、资料都一一登记确认后，样品管理员应征求客户对样品及技术资料的贮存和保密要求，当客户有特殊要求时．样品管理员应请客户在检测委托（合同）书中注明详细要求，并对特殊要求报请技术主管进行合同评审。

4.1.1.3 检查样品的性质和状态是否适宜于进行要求的检测，有些样品还应检查采用的包装或容器是否可能造成样品的特性变异，须在检测委托（合同）书上说明，所提供的服务须经客户同意，还应与客户商定有关样品准备的要求和试毕样品处理方式。

4.1.1.4 客户寄来的样品由收件人到样品管理员按4.1.1.1～4.1.1.3条办理委托手续，并负责与客户联络。

4.1.1.5 检测委托（合同）书一式二份，第一份交客户留存，作为委托检测后领取检测报告和领回样品的凭据；第二份作为下达检测计划的凭据。

4.1.2 抽样样品的管理

4.1.2.1 抽样人随身带回或亲自押交样品

a. 抽样人员到客户指定地点或到生产企业、商业企业抽样前，应先到办公室领取《抽样单》等抽样资料；

b. 抽样人应对样品在运输途中的防护负责，保证样品的完整性。抽样人员回单位后立即将随身带回的样品及抽样单交给样品管理员，样品管理员凭抽样单

验收样品。

4.1.2.2 被抽检单位寄运来的样品由办公室领回后，样品管理员进行验收登记，验收时应对照抽样单检查样品及封条的符合性、完整性、有效性以及运输过程有无损坏。必要时应会同抽样人员进行验收。

4.1.2.3 样品管理员在接收样品时应记录样品状态，并登记入帐。

4.2 样品的识别

4.2.1 为保证样品在实验室周期内不发生混淆及可追溯，本中心建立了样品的唯一性标识系统。本中心的样品标识系统由样品类别、编号和检验状态标识构成：

检验状态

样品编号

样品类别

4.2.2 样品管理员负责对接收的所有样品进行标识。

4.2.3 检测室样品领取人在与样品管理员完成了样品出库交接后，应在样品的状态标识上标注“在检”状态标识。

4.2.4 样品在不同的试验状态，或样品的接收、流转、贮存、处置等阶段，应根据样品的不同特点和不同要求，如样品的物理状态、样品的包装状态和其他有特殊要求的样品，根据检测活动的具体情况，做好标识的转移工作，以保持清晰的样品识别号，保证各检测室内样品编号方式的唯一性和必要时可追溯。

4.2.5 各检测室应根据专业要求，在子体系文件中对样品标识转移方式和如何保证样品识别的唯一性和有效性做出明确规定。

4.2.6 样品管理员在与检测室样品退回人完成了样品回库交接后，应在样品的状态标识上标注“检毕”状态标识。

4.3 样品流转

4.3.1 样品管理员根据检测委托（合同）书或抽样单向检测室下达检测任务。 4 .3.2 检测室收到检测任务后，应确定该项检测的项目负责人和参加人。如检测内容较多，检测室负责人应亲自组织计划的实施。

4.3.3 检测项目负责人到样品室领取全部待检样品、样品附件和样品的技术资料以及检测委托（合同）书或抽样单。

4.3.4 样品管理员应交代或提出样品检测中应注意的使用、安全、保密、贮存等要求，必要时应自样品管理员制定出书面文件要求随样品一起流转。

4.3.5 检测人员领取样品时，应清点样品、附件和技术资料，查看样品的完好程度，确认样品状况是否与检测委托（合同）书填写内容相符；对以封装方式送达的样品，还应检查封签是否完整有效以及运输过程有无损坏。清点确认后检测项目负责人应在样品交接登记本上签字。

4.3.6 检测室在对接收的样品是否适合于检测有任何疑问，或对客户的检测要求不明确，或认为样品不符合有关规定要求，有异常情况时，检测室和办公室应与客户联系，取得进一步说明和认可再进行检测。

4.3.7 样品在制备、测试、传递过程中应加以防护，应严格遵守有关样品的使用

说明，避免受到非检测性损坏，并防止丢失。样品如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向检测室负责人报告，必要时应立即与客户联系。

4.3.8 检测人员在样品试毕后，应如数退回到样品库保管，包括有分析意义的已失效或损坏的试毕样品，样品管理员根据样品出库的记录核对退库样品的数量、附件和技术资料，清点核准后由样品管理员签字接收。样品管理员在试毕样品上加贴“检毕”标签。

4.3.9 样品的流转应予记录并保存。流转记录应载明流转环节、样品名称、编号、数量、状况、接收/领取/保存/处置时间和经手人员的签名等。

4.4 样品的贮存

4.4.l 样品管理员应对样品在本检测中心期间的保存、安全、保密、完好负责，并对在检测期间的样品管理实施监督。

4.4.2 样品的贮存条件应达到客户提出的要求。本检测中心配备专门的样品间和样品柜（架）来贮存样品。样品间由样品管理员专人负责，限制出入。样品分类存放，标识清楚，做到账物一致。样品贮存环境应安全、无腐蚀、无鼠害，防火、防盗措施齐全，温湿度符合样品储存要求卫生清洁干燥且通风良好。

4.4.3 对要求在特定环境条件下贮存的样品，应建立贮存环境的监控设施，严格控制环境条件。样品管理员应对监控过程实施记录，以证实样品贮存始终是符合客户要求的。对样品贮存环境的监控执行《设施和环境条件控制程序》。

4.4.4 当贮存保管条件达不到客户要求对，应及时向客户声明，或者经客户同意采取其它贮存保管方式。

4.4.5 易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标记，相关检测室应根据专业要求，对危险样品保管和处理做出具体规定。

4.4.6 各检测室应在子体系文件中按样品性质和其专业要求的不同对样品的保管条件做出规定，负责保管在检样品的完好性、完整性。

4.4.7 对于贵重样品必须存放于指定地点，采取防护措施。

4.5 样品的制备

4.5.1 如客户提出要对样品的破坏性检测过程进行观察时，技术负责人应安排办公室和有关的检测室做好接待的各种准备。

4.5.2 样品的制备应遵循检测标准或作业指导书的规定和要求。

4.5.3 在安排不可重复的破坏性检测时，检测室应请客户对样品制备或检测状态进行确认，如客户提出要求时，则检测室应当面请客户对样品的制备或检测状态进行签字确认。

4.6 样品的退回和处置

4.6.1 检测完毕的样品留样期不得少于报告申诉期，留样期一般不超过60 天，特殊样品根据要求另行商定，留样样品加贴“留样”标签。

4.6.2 检测完毕的样品处置，根据与客户签订的有关协议要求进行处理。

4.6.2.1 客户要求领品样品（包括客户委托处理样品)。

a．在留样期满后，样品管理员应通知客户按时领回样品及其附件和技术资料。客户领回样品时，客户或委托代理人需凭单位介绍信或检测委托（合同）书或抽样单（未交检测费的暂不退还样品）,在双方确认样品数量（包括部分报废、报损样品）、附件及其他技术资料齐全无误后，由委托方代表签字后退回客户。客

户或供样单位需提前领回样品时，应签注“对本检测报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续；

b．留样期已过的客户委托处理样品，应按与客户签订的委托检测协议书要求处理，处理结果应以书面形式通知客户，取得客户认可。

4.6.2.2 客户不要求领回样品，但有利用价值的样品。

a．留样期已过的，客户如放弃对检后样品的处置权，不要求领回有利用价值的样品，样品管理员根据客户放弃检后样品处置权的事实，提出检后样品的处理方案，报技术负责人批准后方可进行处理。必须监护处理的样品，样品管理员必须按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录并归档保存所有样品处理记录，保存期一般为3 年，条件允许可永久保存。

b．客户暂不领回的已过留样期的样品，由样品管理员分类造册，统一保管。

4.7 分包和室外检测样品的管理

4.7.1 各检测室对提供给分包检测中心的样品，在交付前应检查样品完好性。交付分包检测中心的样品应有对方接收凭证，并明确试毕样品退样方式。各检测室应根据本室专业要求做好分包样品的管理工作。

4.7.2 对于根据检测工作需要在检测中心外检测的样品，各检测室应有保护样品完整性的措施，做好样品的标识，保证试毕样品在合适的地点存放，根据本室专业要求做好检测中心外检测样品的管理工作。

4.8 样品的保密与安全

4.8.1 本检测中心严格按与客户签订的协议或有关规定进行样品的检测、贮存和处置，严格执行《保密控制程序》的规定，对客户的样品、附件及有关信息负保密责任。样品在流转过程中，各阶段样品的负责人应对样品的保密承担责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。

4.8.2 与样品保密有特殊要求时，本检测中心应根据客户的特殊要求做出相应的安排，包括样品接收、流转、贮存、处置及附件资料的管理，采取安全防护措施，保护样品的完好性和机密性。检测室应将承检样品及样品的附件和技术资料在每日下班前送回样品库由样品管理员保管。

4.8.3 样品在受检中不允许无关人员参观，样品的技术资料不允许无关人员阅览和借离检测场所。

4.8.4 涉及专利产品和专利技术的样品本检测中心一律不做留样处理，其资料和被试样品完全退回客户。

4.9 监督

技术负责人按季度抽查样品室的样品管理情况，检查内容主要包括：样品从接收登记到样品的试毕入库，样品的识别、样品的贮存，领样人签记及日期的记录是否齐全、样品的处理是否符合程序规定等。检查结果提交办公室备案。 5 相关文件

5.1 《抽样程序》

5.2 《现场检测控制程序》

5.3 《检测/校准分包控制程序》

5.4 《设施和环境条件控制程序》

5.5 《保密控制程序》

6 质量记录

6.1 《样品标识》

6.2 《样品登记表》

6.3 《样品处理申请表》

编制人： 日期： 年 月 日 审核人： 日期： 年 月 日 批准人： 日期： 年 月 日